退職時に保険証を郵送する時の『正しい返却方法』（添え状の例文も紹介）

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退職する際に「退職日まで有給を使う」という場合には、「最終出社日に健康保険証を返却せずに持ち帰り、退職日当日に会社に郵送する」という人が多くいます。

ただ、健康保険証を会社に返却する時には「正しい郵送方法」や「封筒に入れる添え状の書き方」などが気になりますよね。

今回の記事では、保険証を郵送で返却する時の『注意するポイント』や『正しい郵送方法』『添え状のテンプレート例文』などをご紹介します。

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保険証を退職日後に返却するときの『注意点』

注意点①：退職日の『翌日』に郵送する

会社を退職したら、それまで使っていた保険証を忘れずに返却しましょう。「退職日に出社する場合」は、人事部に手渡しで返却します。一方で、「退職日まで有休を消化する場合」には、保険証を持ち帰り、退職日になったら会社に郵送するのが一般的です。

保険証を郵送で返却するときの注意点は、退職日の『翌日』にすぐ郵送することです。

会社側は、従業員が退職したら『退職後５日以内』に健康保険証を機関に提出しなければなりません。そのため、会社が問題なく手続きできるように、退職日の翌日になったらすぐに健康保険証を郵送しましょう。返却が遅れてしまうと人事部などから催促がきて、会社の手を煩わせることになってしまいます。無用なトラブルを避けるためにも、退職日を過ぎたらすぐに返却するようにしてください。

注意点②：退職日を過ぎた保険証を使わない

健康保険証の有効期間は『退職日当日』までです。
退職日を過ぎた「健康保険証」を間違えて使ってしまうと、後々トラブルになってしまうことがあります。

病院では、保険証の資格が喪失していることを判断できません。
そのため、資格喪失した保険証を誤って使ってしまっても、病院での診察代が「３割負担」で済みます。しかし、保険証の有効期間は過ぎているため、その後、社会保険から「残り7割の診察代」の請求がきてしまいます。つまり、保険証の資格を失った状態では、最終的に10割負担することになります。

もし退職後に「国民健康保険」に加入していた場合、上のケースで社会保険から請求された「7割分の診察代」を国民健康保険に請求することができますが、面倒な手続きを踏まなければなりません。大変な思いをしないためにも、退職日が過ぎたらそれまでの保険証は絶対に使わないようにして、速やかに会社に返却しましょう。

会社に保険証を返却する時の『郵送方法』

郵送方法は『簡易書留』郵便

健康保険証の郵送方法は、トラブルを避けるために、確実に相手に届いたことがわかる『一般書留』か『簡易書留』で送るのが一般的です。どちらも、「荷物を発送した郵便局」と「荷物が到着した郵便局」「受け取り完了」までが記録され、問い合わせ番号で追跡することもできます。また、受け取りは必ず手渡しで受領印をもらうので、「届いた」「届いてない」のトラブルを避けられます。

『一般書留』と『簡易書留』の大きな違いは「保証金額の違い」です。
紛失時の保証金額が『一般書留』なら10万円まで、『簡易書留』なら5万円まで保証されます。また、追跡できるレベルもやや異なり、簡易書留は「荷物を発送した郵便局」と「荷物が到着した郵便局」が分かりますが、一般書留はそれに加えて「どの郵便局を経由したか」まで分かります。そのため、一般書留は簡易書留と比べると、より詳細に追跡できるようになっています。ただ、一般書留の方が発送料金がやや高くなります。

会社に保険証を郵送する場合には、保証金額も関係ありませんし、細かな追跡が必要なほど遠くに送るわけでもないので、『簡易書留』で十分でしょう。

書留は『郵便局の窓口』から発送

書留で郵送する場合は、必ず『郵便局の窓口』で手続きをします。書留はポスト投函に対応していないので注意してください。もし間違えてポストに入れてしまったら、普通郵便の扱いになってしまいます。

封筒は『茶封筒』でOK

保険証を入れる封筒は、一般的な『茶封筒』で問題ありません。もちろん、白封筒でもOKです。大きさは、A4書類が3つ折りで入る『長形３号』にしましょう。

宛名の書き方

保険証の返却先は、あなたが会社にいる最終出社日までに確認しておきましょう。「どの部署の誰宛てなのか」を聞き忘れてしまった場合には、電話で問い合わせてください。もしなんらかの事情で会社に電話をしづらい場合には、下の例を参考にして、宛名を書いてください。

・担当者の所属と名前が分かる場合
〇〇株式会社　〇〇部　◇◇課　△△様

・担当者の所属は分かるが、名前が分からない場合
〇〇株式会社　〇〇部　◇◇課　御中

・担当者の所属も名前も分からない場合
〇〇株式会社　〇〇部　健康保険ご担当者様

「保険証在中」は書かない

封筒には「保険証在中」と書かないようにしましょう。もし「保険証在中」と記載してしまうと、第三者に保険証が入っていることを伝えるようなものなので、盗難・悪用されてしまうリスクが高まってしまいます。

封筒にいれる『添え状の書き方』※例文あり

健康保険証を郵送で返却する際には、保険証と一緒に「添え状（送付状）」を同封します。

「添え状の書き方がよく分からない」と迷う方が多くいますが、難しく考えることはありません。「健康保険証を返却する」ということだけ伝われば大丈夫です。

以下に、添え状の書き方の例文を載せますので、こちらのテンプレートの文章を参考にして、名前や日時などを修正して使ってください。最近ではパソコンで作成して印刷する人がほとんどですが、手書きで作成しても問題ありません。

添え状のテンプレート例文『横書きver』

＜添え状のテンプレート例文＞

〇年〇月〇日

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇課　〇〇様

転職　太郎
連絡先 080-123-456

健康保険証送付の件

〇月〇日付けで退職しました、〇〇部の転職太郎です。
保険証を返却いたしますので、お手続きよろしくお願い致します。
〇年間、お世話になりありがとうございました。御社のますますのご発展を心よりお祈りいたします。

敬具

本文の内容は、この程度の文章で十分です。

また、担当者が顔見知りの方であれば、「保険証を返却いたしますので、お手続きよろしくお願いいたします。〇〇（自分の名前）」と手書きした付箋を保険証に貼って送るだけでもよいでしょう。

添え状のテンプレート例文『縦書きver』

添え状を「手書き」する場合には、『縦書き』で書かれることもよくあります。
元々在籍していた会社に保険証を送るだけですので、形式張って、畏まりすぎる必要はありません。下の例文くらいの内容でOKです。

最後に：保険証を郵送して無事退職できたら

保険証を郵送して無事退職の手続きが整ったら、次は「転職活動」です。

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