退職メールを『社外』に一斉送信する時のタイミング・書き方・例文

退職する際には、社内だけでなく社外の方にも『退職のご挨拶メール』を送ります。

ただ、いざ退職メールを書こうとすると、

「いつのタイミングで送るのがベスト？」
「一斉送信でもいいのか？」
「書き方や送り方がよく分からない」

など、多くの疑問が出てくるものです。

今回の記事では、これから社外に向けて退職メールを書く方のために「社外向けの退職メールの書き方・例文」をご紹介します。

社外に退職メールを『一斉送信』してもよいか？

社外に退職メールを送る時は「個別送信」が理想です。
個別送信なら、「相手との思い出のエピソード」などを加えることで、相手に誠意が伝わり、よりあなたのお礼の気持ちが伝わるからです。

しかし取引先が複数あり、多くの方に退職メールを送らなければならない場合には、ひとりひとりにメールを書いていては時間がいくらあっても足りません。ただでさえ退職前には「引継ぎ」や「後片付け」などで慌ただしくなるため、退職メールに多くの時間を割くことはできないものです。

そのため、退職メールを送る相手が多い場合には「一斉送信」で送る人が多いです。「複数の取引先に一括で送るのは失礼では？」と思う人もいるかもしれませんが、しっかりとマナーを守り、書き方のポイントを押さえておけば決して失礼にはあたりません。よって、「退職メールを送る相手の数」と「あなたがメールにかけられる時間」を考えて、「個別送信」か「一斉送信」かを選びましょう。

また、「時間はないが、特にお世話になった方がいる」という場合には、「お世話になった方には個別送信、その他の方は一斉送信」という形がよいでしょう。

退職メールを社外に送る『タイミング』

退職メールを送る「時期」

「退職メールを送るタイミングはいつがいいのか？」と悩む方も多いのですが、社外の方に連絡をする時は『早めにお伝えする』ことが鉄則です。

具体的には『最終出社日から２～４週間前』の間に送るようにしましょう。

その理由は、『後任者への引き継ぎ期間』があるからです。取引先によっては、後任者を連れて社外の方に紹介・引継ぎをする必要があるので、その期間を考えて早めに連絡することが大切です。

退職メールを送る「時間帯」

社外の方に退職メールを送る時間帯は『終業時間の１時間前』を目安に送信しましょう。

「午前（9～12時）」や「午後（1時～4時）」は、業務が忙しかったり、メールのやり取りを頻繁にする時間帯のため、この時間は避けるようにしましょう。

また、「終業後」に送ることも避けましょう。終業後にも相手は仕事をしているかもしれませんが、このタイミングで送ってしまうと終業後の相手の時間を奪ってしまうことになります。もし相手が「早く仕事を切り上げて帰りたい」と思っていれば、この時間帯に送ってしまうと悪い印象を与えてしまうかもしれません。そのため、退職メールを送るタイミングとしては、終業時間直前や終業時間後ではなく、『終業時間の１時間前』に送るのがベストです。

退職メール（社外向け）の『書き方』

ここから、社外宛て退職メールの『書き方のポイント』を５つ紹介します。

①件名は「退職のご挨拶（会社名＋名前）」

基本的にメールの件名は、タイトルを見ただけで内容が分かることが鉄則です。退職メールの場合は、「退職の連絡であること」「誰が退職するのか」が分かるようにします。具体的には「退職のご挨拶（株式会社〇〇 佐藤）」というように書きましょう。

②宛名は「お取引先各位」（一斉送信時）

複数の取引先に一斉に送信する場合には、宛名を「お取引先各位」とします。一方、個別に送信する場合には「〇〇株式会社　〇〇様」と会社名と名前を明記しましょう。

③「最終出社日」を書く

退職日まで有給を消化する場合には「最終出社日」を記載しましょう。最終出社日を記載していないと、取引先の相手は「退職日まで会社にいる」と思い、最終出社日以降に会社に連絡が入るかもしれません。取引先の方から連絡を頂いて、そこで初めて「あなたがもう会社にいないこと」を知るのは大変失礼な状況ですし、相手にも恥をかかせてしまうことになります。有給消化する場合には、必ず最終出社日の記載を忘れずにしましょう。

④「後任者」を紹介する

退職前には、仕事を引き継ぐ「後任者」が決まっているはずなので、退職メールの中で「後任者の紹介」をしましょう。退職メールを送った後には、後任者と一緒に取引先に行き、後任者を紹介するのが一般的です。ただし、日程の調整がつかず、一緒に行くことができない場合には、そのこともメール内に記載してください。

⑤「具体的なエピソード」を盛り込む（個別送信時）

一斉送信ではなく「個別にメールを送る場合」には、「具体的なエピソード（思い出）」を書きましょう。退職メールは社交辞令的な文章になりがちですが、相手と自分だけが分かるような「思い出話」を盛り込むことで、ぐっと気持ちの入ったあなたらしい文章に変わります。

退職メール（社外向け）の『例文』

社外宛ての退職メールの例文は、「①一斉送信の例文」「②個別送信の例文」の２つを用意しました。こちらのテンプレートを使って、あなたの状況に合わせてアレンジしてみてください。

①「一斉送信」する場合の例文

②「個別送信」する場合の例文

時間に余裕があれば、特にお世話になった取引先には、一斉送信ではなく「個別送信」したいものです。

一斉送信メールとの大きな違いは、「宛名を【会社名＋相手の名前】にする」「相手との具体的なエピソードを盛り込む」という点です。この2点については、下の例文で赤字にしてあるので、チェックしてみてください。

社外に退職メールを『一斉送信する時の送り方』

複数の相手に『一斉送信』する場合には、必ず相手のアドレスを「BCC」に入れてください。

BCCに送信したい取引先のアドレスを入れることで、受信した側には自分以外に誰に送っているのか分からなくなります。つまり、取引先同士でアドレスを知られないようにするための配慮です。この場合、「TO」には自分のアドレスを入れればOKです。

最後に：『社内』にも退職メールを送ろう

以上が「社外向けの退職メールの書き方・例文」でした。

今回は『社外』宛ての退職メールの書き方についてでしたが、『社内』のお世話になった方々にも退職の挨拶メールを送信しましょう。これから社内向けの退職メールを書くという方は、「【社内向け】退職メールの正しい書き方や例文」で紹介しているので、参考にしてみてください。

また、退職に向けては『退職メール』を送る以外にも、『引継ぎ』や『挨拶回り』、『必要な資料の受け取り』などやるべきことがたくさんあります。最終出社日までの流れをこちらの記事でまとめているので、今後やるべきことをこちらの記事「【決定版】会社を辞める時の手順ガイド：退職のための準備と手続き」でチェックしてみてください。

2018年7月21日 【決定版】会社を辞めるときの手順ガイド：退職のための準備と手続き

これから転職する人は『転職エージェント』を利用しよう！

「これから転職活動をする・まだ転職先が決まっていない」という方は、退職の準備をすると同時に「転職活動」に力を入れましょう。

退職前から転職活動を始める人はたくさんいますが、その多くの人が利用しているのが『転職エージェント』です。

『転職エージェント』では、求職者の転職活動をサポートしてくれるエージェント（担当者）が付いて、『あなたにおすすめの非公開求人の紹介』や『応募書類のチェック』、『面接の対策』などのサポートが受けられます。また、「初めての転職活動」では分からないことだらけで不安になりますが、エージェントにはいつでも相談や質問ができるので、安心して転職活動に取り組めます。

エージェントの使い方は「複数登録」して、しばらく利用した後に『併用する』か『絞る』かを選択するのがおすすめです。その理由は、単純に紹介してもらえる求人が増えるというだけでなく、「エージェントの質を比べられるようにしておく」ためです。エージェントは優秀な人もいればそうでない人もいますし、あなたとの相性が良い人もいれば悪い人もいます。ただ、ひとつしか登録していないと比較することができないので、自分の担当になったエージェント良いのか悪いのか判断できません。転職はエージェントによって結果が変わってくると言っても過言ではないので、ぜひ初めに２～３つのサービスを利用して、自分に合うエージェントと出会ってください。

そこで最後に、おすすめの転職エージェントを２つ紹介します。
各転職エージェントは無料で利用できて登録もすぐに終わるので、まずは転職者に人気の大手サービスを利用してみるのがおすすめです。

◆成功実績No.1の『リクルートエージェント』

転職エージェントで最大手のサービスが『リクルートエージェント』です。

リクルートエージェントの特徴は「求人数が圧倒的に多い」ことで、まずここに登録しておけば業界の大半を網羅した求人の中から自分に合う会社を紹介してもらうことができます。また、「非公開求人」もたくさんあり、他の転職サイトにはない求人を紹介してもらえるので、転職先の選択肢がぐんと広くなります。

リクルートエージェントは、「転職成功実績No.1」の最大手なので、転職を始める人がまず最初に利用しているサービスです。

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◆満足度No.1の『ＤＯＤＡ』

『ＤＯＤＡ』は、転職者満足度No.1の大手転職エージェントで、転職者の多くが「リクルートエージェント」と一緒に利用しているサービスです。

ＤＯＤＡも求人数がとても多く、「非公開求人」も多数所持していますが、一番の特徴は「転職者満足度No.1」と言う通り、「エージェントがとても親切なこと」で、『おすすめの求人紹介』や『応募書類の書き方』『面接対策』の対応がとても細やかで丁寧です。

ＤＯＤＡは利用者も多く、実績十分の大手転職サービスなので、「リクルートエージェント」と併せてまず初めに登録しておいて間違いのないサービスです。

⇒『ＤＯＤＡ』の登録はこちら。

以上が、おすすめの転職エージェント２社でした。

まずは、この２つの大手サービスに登録しておけば、あなたに合う求人を紹介してもらえる機会がぐんと増えます。もしどちらかが「自分に合わない」と思えば、そちらの利用を止めて一つに絞るのがよいでしょう。登録料はかからないので、気軽に登録してみてください。

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2021年1月15日 おすすめの転職エージェントを『定番・女性・20代』に分けて紹介