退職届を『内容証明郵便』で郵送する時の正しい書き方・出し方を解説

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「退職を申し出たが、会社が認めてくれない」
「退職願を提出したが、拒否された」

というように、退職が受理されなかったり、退職願を受け取ってもらえず、「これ以上話し合いをしても進展しない」と思った時には、退職届を内容証明郵便で提出するという手段があります。

今回の記事では、『退職届を内容証明郵便で郵送する時の書き方や出し方』などを分かりやすく解説します。

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内容証明郵便とは

『内容証明郵便』とは「いつ、誰が、誰宛てに、どのような内容の文書を送ったのか」ということを証明する郵送方法で、郵便局で扱っているサービスです。

退職届を『内容証明郵便』で郵送することで、「自分が会社に退職届を発送したこと」「発送日」「退職届の内容」を郵便局が証明してくれます。

退職届を内容証明郵便で送るのは、どんな時？

退職届を内容証明郵便で送らなければならない時とは、どのような場合でしょうか。一例を下にまとめました。

退職願の受け取りを拒否されて、会社を辞められない
上司に退職願を預けたものの、保留のまま話が進まない
続ける気はないのに、しつこく引き止められる

上のように、退職を申し出ても受理してもらえず辞められないといった状況や、上司に「退職願はとりあえず預かる」と言われてその後一向に退職の話が進まないといった状況など、話し合いでは会社に退職を認めてもらえそうにない場合に内容証明郵便で郵送する手段を取ることが多いです。

ただ、民法では、『退職の意思を伝えてから２週間後に辞めることができる』と決められています。たとえ、会社が「受理しない」「退職願は受け取らない」と言っても関係ありません。従業員には会社を辞める権利があります。

しかし、たちが悪い会社の場合、「聞いていない」「知らない」としらを切られ、最悪の場合紛争にまで発展してしまう可能性もあります。

そういった場合に備えて、退職届を内容証明郵便で送っておくことで、たとえ争いになったとしても『退職の意思表示をした証拠』が残っているので、あなたが不利になるようなことはありません。

内容証明を郵送したら、いつ退職できる？

退職届を内容証明で郵送した場合、会社をいつ頃辞めることができるのでしょうか。その答えは、民法の２つの条文を見ると分かります。

まずは、民法627条を確認します。

第627条（抜粋） 雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

上のように、民法627条では『退職の意思表示をした日から２週間経過すれば退職できる』と定められています。そのため、たとえ会社が「受理しない」「退職願は受け取らない」と言われたとしても、２週間経過した時点辞めることができます。

次に、民法97条を確認します。

第97条（抜粋） ・隔地者に対する意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずる。

「隔地者（かくちしゃ）」という難しい言葉が使われていますが、意味は『意思表示が伝わるまでに時間が必要な状態にある者』ということなので、退職の場合は会社の社長にあたります。

この民法９７条を言い換えると、『郵送した退職届が会社に到達した時点で、退職の意思表示がなされたものとする』ということです。

つまり、この２つの条文から、退職届を郵送する場合、『退職届が会社に到着した日に退職の意思表示をしたことになり、その日から２週間経過すれば辞めることができる』ということになります。

『受け取り拒否』されたら、どうなる？

会社と揉めている場合、「受け取り拒否されるかも…」と心配な方もいるかと思います。

もし郵送した退職届が、受け取り拒否されたとしても、問題なく退職することができます。

先ほどの民法９７条では、「通知が相手方に到達した時から」と定められています。そのため、たとえ郵便物が到達した後に受け取り拒否をされたとしても、会社に書類が到達した時点で意思表示の効力が発揮されます。よって、受け取り拒否されたとしても、会社に書類が到達した日から２週間経過すれば辞めることができます。

受け取り人が従業員でも大丈夫？

受け取った人が社長（取締役）ではなく、従業員であったとしても問題ありません。

会社の事務の人が受け取ってサインしたとしても、「相手方に到達した」とみなされ、その時点で退職の意思表示をしたことになります。

内容証明郵便の『準備』

ここからは、退職届を内容証明郵便で送るための準備をまとめました。

同じ内容の文書が『３通』必要

内容証明郵便で送るためには、同じ内容の文書を３通用意します。

会社に送る用（原本）
自分の保管用（謄本）
郵便局の保管用（謄本）

上記のように、内容証明郵便で送るためには『送付用』『自分の保管用』『郵便局の保管用』の３部が必要です。つまり、会社に送る原本は手元に残らないので、自分と郵便局用にコピー（謄本）を２通用意するということです。

『用紙』と『封筒』を用意

用紙については、大きさや紙質についての指定はないので、どのような紙でも大丈夫です。家庭にあるコピー用紙でもOKです。
手書きの場合には、内容証明書用の原稿用紙も販売されています。

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封筒についても、指定の封筒はないので、一般的な白封筒でOKです。

郵送できるのは、文書１通のみ

内容証明郵便で発送できるのは『１通の文書（原本）のみ』です。

そのため、添え状などの他の書類や返信用封筒などは入れられません。どうしても送りたいものがある場合は、別途発送するようにしましょう。

内容証明郵便の『書き方』

『謄本』の書き方については、字数や行数などの細かなルールがあります。

『原本』の書き方については自由ですが、原本も同じように謄本のルールに従って書くことをおすすめします。その理由は、残りの２部をコピーするだけで済むからです。手書きなら「原本を書いて謄本分の２部をコピーする」、パソコンなら「３部印刷する」だけでOKです。そのため、原本も謄本のルールに従って書くのがいいでしょう。

書き方のルール

謄本の書き方の主なルールについて、下記にまとめました。

▼字数と行数について

１枚の用紙に書ける文字数は「５２０字以内」と決まっていて、「一行に書ける字数」と「行数」が下のように決まっています。

『縦書き』の場合	・20字×26行以内
『横書き』の場合	・20字×26行以内・13字×40行以内・26字×20行以内

パソコンで作成する場合は、ワード（Word）で書いて、字数制限をオーバーしないように調整しましょう。

手書きの場合は、先ほど紹介した「内容証明用の原稿用紙」を使うと間違いないでしょう。

▼差出人と受取人の住所・名前を記載

謄本には、差出人と受取人の『住所』と『名前』の記載が必要です。

▼その他

その他、記号や括弧などの『文字数のカウントの仕方』や、『文字の訂正』などについては、「郵便局のホームページ（内容証明ご利用の条件）」に詳しく載っているので、参考にしてください。

退職届（原本）の『例文』

退職届を内容証明で郵送する際の例文を紹介します。これはあくまで例文ですので、こちらのテンプレート書式を参考に、あなたの状況に合わせて修正してください。

MEMO

退職日の日付について
退職日の日付は、書類の到着日から２週間以上経過した日を書きます。これは「到着した日＝退職の意思表示をした日」となるからです。『発送日』から２週間後ではないので注意しましょう。

退職届の詳しい書き方については、下記の記事で解説しているので、参考にしてください。

check【保存版】退職届と退職願の違い・書き方・出し方（見本例文あり）

内容証明郵便の『出し方』

①封筒を用意する

白封筒を１通用意して、封筒の表面に記載する宛先は『受取人の住所・氏名』、裏面に『差出人の住所・氏名』を書きます。

封筒に記載する住所と氏名は、退職届に書いた住所・氏名の表記に合わせましょう。

MEMO

『内容証明書在中』は書かなくていい
『内容証明書在中』という文言を書く必要はありません。「内容証明書在中」と記載することで、受取人がびっくりして受け取り拒否することも考えられるので、受け取り拒否されたくない場合には書かない方がよいでしょう。

②封筒・原本1部・謄本2部を持って、郵便局で差し出す

『封筒』と『内容証明郵便に必要な書類３部（原本１部・謄本２部）』を持って郵便局に行きます。郵便局では、書類内容のチェックがあるので、封筒は封をせずに窓口に差し出します。

ただ、内容証明郵便はすべての郵便局で行っているサービスではないので、あらかじめ郵便局に電話をして確認するか、郵便局のホームページから検索しておきましょう。

③オプションサービスの『配達証明』を付ける

内容証明郵便で送る際に、『配達証明』のオプションサービスも付けるようにしましょう。

内容証明郵便では「いつ、誰が、誰宛てに、どんな内容の文書を送ったのか」が記録されますが、配達証明を付けることで「郵便物が相手に配達された」という記録まで残せます。

まとめると、下の通りです。

内容証明　⇒ 郵便の内容が退職の意思表示であることの証明
配達証明　⇒ 郵便物が配達されたことの証明

そのため、配達証明付きで郵送することで、後々「退職届を受け取っていない」と言われて紛争になってしまったとしても有力な証拠として役に立ちます。

実際には配達証明付きで郵送すると、配達後に配達したことを証明する『ハガキ』が送られてきます。配達したことを証明する大切な書類なので、しっかりと失くさないように保管しておきましょう。

④謄本の１部を持ち帰って保管する

発送手続きが完了したら、謄本の１部を自分の保管用として渡されるので、持ち帰ってしっかりと保管しておきます。

まとめ：会社が退職を認めてくれなかったら、内容証明郵便を送ろう

以上、『退職届を内容証明郵便で郵送する時の方法』についての解説でした。

一般的に『退職届』は上司に手渡しするものですが、どうしても会社が認めてくれなかったり、退職願の受け取りを拒否された時には、内容証明郵便で送るのもひとつの手として検討してみましょう。内容証明郵便（配達証明付き）で退職届を郵送することで、「〇月〇日に退職の意思表示をした」という証拠が残るので、会社は退職を認めざるを得なくなります。

退職届を郵送した後は、速やかに退職のための手続きを行いましょう。退職時には『会社に返却すべきもの』『会社から受け取るもの』があります。下記の記事に、返すもの・受け取るものを詳しくまとめているので、そちらを参考にしてみてください。

check【要チェック】退職時に『会社に返すもの』と『会社から受け取るもの』

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