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退職願や退職届の一般的な渡し方は『手渡し』ですが、場合によっては『郵送』で会社に送ることもあります。
どのような場合に郵送するのかというと、下記のような状況です。
- 体調不良など何らかの理由で、手渡しができない
- 会社が退職を認めてくれず、退職届を受け取ってくれない
②の「会社が退職を認めてくれない」場合には、『内容証明郵便』で退職届を郵送することがあります。内容証明郵便での郵送方法については、こちらの記事『退職届を内容証明郵便で郵送する方法』で詳しく解説しています。「退職を拒否される」「退職届を受け取ってもらえず、辞めるに辞められない」などと困っている方はこちらを参考にしてください。
今回の記事では、①の「体調不良など、何らかの理由により退職届を会社に郵送する」場合の方法を解説します。また、一緒に送る『添え状の書き方や例文』、『封筒の書き方』についても紹介しています。
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退職届を郵送するのはどんな時?
手渡しではなく郵送で送らなければならないのは、以下のような場合です。
- 体調不良で、自宅で療養中の場合
- 退職前の有休消化中で、会社に届けるのが面倒な時
- 会社から退職後に送付するように言われた時
このように、何らかの理由により、手渡しではなく、退職届・退職願を郵送しなければならないことがあります。
退職届・退職願を郵送する時の『準備』
まずは、会社に連絡する
退職届を郵送する場合は、必ず会社に連絡を入れ、許可を取った上で発送するようにしましょう。
もし連絡せずに郵送してしまうと、「非常識だ!!」と会社の反感を買ってしまったり、受け取り拒否されてしまうこともあります。郵送前に必ず会社に伝えておきましょう。
内容証明郵便で送る場合
退職届を手渡ししても受け取ってもらえなかった場合には『内容証明郵便』で送ることがありますが、その場合には会社に連絡しないようにしましょう。会社はあなたの退職を拒否しているので、事前に伝えてしまうことで、受け取り拒否されてしまう可能性が高くなるからです。
『内容証明郵便での送る場合』はこちらの記事を参考にしてください。
check退職届を内容証明郵便で郵送する時の書き方・出し方をやさしく解説
退職届を郵送するために『必要なもの』
退職届を郵送する時に必要なものは、下記の4点です。
- 退職届の用紙
- 退職届を入れる封筒
- 添え状の用紙
- 郵送用の封筒
手渡しの場合には、『退職届の用紙』と『退職届を入れる封筒』の2つを用意すればOKですが、郵送する場合にはさらに『添え状の用紙』とそれらを郵送するための『郵送用の封筒』が必要です。
退職願・退職届を用意する
まずは、退職願・退職届を用意します。
退職届(願)には、書き方や折り方、封筒への入れ方などいくつか注意すべきポイントがあります。退職届のマナーについては、下の記事で詳しく紹介しているので、参考にしてください。
check【保存版】 『退職届・退職願』の違い・書き方・出し方 (見本例文あり)
『添え状』の書き方・例文
添え状の用紙
添え状の用紙は、この用紙でなければならないという決まりはありません。一般的には「無地のコピー用紙」や「便箋」を使います。用紙のサイズについては、「B5」または「A4」の大きさが一般的です。
添え状は『縦書き』か『横書き』か?
添え状を作成する際には、手書きでもパソコンでもどちらでもOKです。最近では、パソコンで作成する方が多くなっています。
一般的に、パソコンで作成する場合は『横書き』、手書きの場合は『縦書き』にすることが多いです。
『横書きパターン』の例文と書き方のポイント
まずは、横書きパターンの「例文テンプレート」と「書き方のポイント」を紹介します。こちらはあくまで例文なので、細かな文章などはあなたの状況に合わせて修正してください。
①日付
日付は、用紙の右上に『発送日』を書く。記載した日付ではないので注意。
②宛名
「会社名」「所属」「名前」を記載して、名前の最後に「様」をつけること。
③自分の所属と名前
「自分の所属」「名前」の順に記載。
④タイトル
今回郵送した目的を簡潔に記載する。今回の場合では「退職届の送付について」と記載する。
⑤本文(頭語と結語を入れる)
手紙には文章の初めに「頭語」、終わりに「結語」を入れる。一般的には、「拝啓~敬具」を用いることが多い。
『縦書きパターン』の例文と書き方のポイント
次に、縦書きパターンの「例文テンプレート」と「書き方のポイント」を紹介します。手書きで書く場合はこちらを参考にしてください。
①本文(頭語と結語を入れる)
まず1行目から頭語(拝啓)で書き始めて、最後に結語(敬具)でしめる。
②日付
日付は『発送日』を記載する。
③自分の所属と名前
「自分の所属」「名前」の順に記載。
④宛名
「会社名」「部署名」「名前」の順に記載し、名前の最後には「様」を付ける。
『封筒』の選び方・書き方(例文あり)
封筒のサイズ
郵送用の封筒には退職届・退職願を入れなければならないので、退職届・退職願のサイズよりも一回り大きい封筒を選びます。
一般的に、退職届用の封筒は「長形4号」「長形3号」を使うため、それよりも一回り大きいサイズの封筒を用意します。まとめると、下の通りです。
上の通り、退職届が「長形4号」なら郵送用封筒は「長形3号」、退職届が「長形3号」なら郵送用封筒は「角形5号」を選びます。
郵送用封筒の選び方まとめ(※単位:mm)
- 退職届が「長型4号(90×225)」なら、郵送用の封筒は「長型3号(120×235)」
- 退職届が「長型3号(120×235)」なら、郵送用の封筒は「角形5号(190×240)」
封筒の書き方
郵送用の封筒の『例文(テンプレート)』と『書き方のポイント』を下にまとめました。
①送付先の住所
右端から書き始めて、二行目からは書き始めの位置を少し下げる。また縦書きの場合、番地や階数などの数字は『漢数字』にする。
②会社名と所属
送付先の住所の書き始め(1行目)よりも1文字分下げたところから書き始める。文字が長くなるときは、部署と課を2行目に書く。
③相手の役職と名前
封筒の中央に「役職名⇒名前」の順に記載する。役職名は小さく、名前は大きく書く。
④親展
左下に赤字で『親展』と書く。『親展』と書くことで、「封筒に書いてある人以外は開封しないでください」という意味で、他の人に開封されることであなたの退職が職場に広まらないための配慮。
⑤自分の住所と名前
裏面の左下に自分の住所、名前を記載。
⑥〆
封の部分を糊付けして、上から「〆」と書く。〆は「封をした」という意味で、途中で他の人に開けられていないという証になる。
封筒への入れ方
添え状の折り方
添え状を封筒に入れる時の折り方は、下の通り、下3分の1を折ってから、上3分の1を折って、三つ折りにします。
添え状と退職届を封筒に入れる
郵送用の封筒には、『添え状』と『退職届の入った封筒』の2つを入れます。入れ方は、下の通りです。
郵送用封筒を表にして、「添え状が前に、退職届が後ろになる」ように入れます。添え状が前にあることで、後ろの「退職届」の文字が封筒から透けることを防ぎます。
退職届を『郵送する方法』
今回は、退職届を郵送することを会社に認めてもらっている場合なので、郵送方法は「普通郵便」で問題ありません。
自分で切手を貼ると料金不足になる可能性もあるので、念のため郵便局から発送すると確実でしょう。
一方で、退職交渉で揉めていて、退職届を受け取ってもらえない場合などには、『内容証明郵便』で送ることもあります。内容証明郵便の送り方は今回の方法とは異なるので、こちらの記事を参考にしてください。
check退職届を『内容証明郵便』で郵送する方法をやさしく解説
まとめ:退職届の正しい郵送方法
以上、『退職届の正しい郵送方法(添え状の書き方、封筒への入れ方)』の解説でした。
今回のように添え状の書き方や送り方にもマナーがありますが、『退職届(願)の書き方』にも細かなマナーがあります。まだ退職届を書いていない方は、こちらの記事『退職届・退職願の正しい書き方・出し方 (例文あり)』も参考にしてみてください。少し面倒ではありますが、マナーをしっかりと守ることで無用なトラブルを避けて、スムーズに退職することができます。
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