退職の挨拶メールの書き方・例文を紹介（上司用・社内用の2パターン）

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会社を辞めることが決まると、社内でお世話になった方々に「退職の挨拶メール」を送ります。

この退職メールは、「退職の報告だけでなく、感謝・お礼の気持ちを伝えるためのもの」です。最後に気持ちよく退職するためにも、退職メールの書き方や送り方で失敗しないように、しっかりとマナーを押さえておきましょう。

今回の記事では、退職挨拶メールの「送るタイミング・書き方・例文・送り方」をご紹介します。
例文については「①社内向け」「②上司向け」の２パターン用意しているので、これらのテンプレートを参考に、あなたの状況に合わせてアレンジして使ってください。

※お急ぎの方で「例文だけ見たい」という方は、記事後半の「退職メールの例文」に飛んでください。

退職メールを送る『タイミング』

「退職の挨拶メールを送る時期はいつか？」というと、「会社から退職の承諾を得た後」です。

具体的なタイミングについては会社によって様々で、「最終出社日」に送る会社もあれば、「最終出社日の１週間前」や「退職が決まったらすぐ」という会社もあります。このように、会社ごとに慣習があるので、退職前に角を立てないためにも、過去に退職した人のタイミングに合わせるのが良いでしょう。

会社にこのような慣習がない場合には、「退職が決定した日以降から最終出社日まで」の間に送るようにします。一般的には、退職メールは「最後の挨拶」の意味合いが強いので、『最終出社日』に送る人が多いです。もし送るタイミングに迷うようなら、上司に「いつから周囲に伝えてもよいか」を確認するのが確実です。

退職メールを送る『範囲』

「退職メールを誰まで送ればいいのか？」と悩んでいる方は、少しでも「お世話になった方・仕事で繋がりがあった方」には送るようにしましょう。

送る相手をあまりに絞りすぎてしまうと、「あの人は退職メールを貰ったのに、私には届いていない…」と思われることもあり、余計な波風を立ててしまうことになりかねません。顔見知りレベルであったとしても、少しでも関わりがあった相手には送るようにして、できるだけ広範囲に送った方が角が立たないでしょう。もし「あの人に送るべきなのか」と悩んだら、その人にも送るようにしましょう。

また、退職メールを送る範囲についても、慣例で「社内全員に送る」という会社もあります。そのような場合には、慣例に従って全員に送るようにしましょう。

退職メールの『書き方』

ここからは、退職メールの『書き方のポイント５つ』を紹介します。

①件名は「退職のご挨拶（名前）」

退職メールの件名は、タイトルを見ただけで「誰が会社を辞めるのか」ということが分かるように「退職のご挨拶（名前）」としましょう。社会人は日々たくさんのメールが送られてくるので、忙しい人は件名を見て保留にすることもありますが、「退職のご挨拶（名前）」とすることでメールが開かれなかったとしても「誰が退職するのか」ということを伝えることができます。

②退職日まで有給消化する時は「最終出社日」も書く

退職日まで有給消化する場合には、メール本文に『最終出社日』がいつかを明記しておきましょう。書き方は「10月末で退職することとなり、最終出社日が10月7日の予定です。」というように、「退職日」と「最終出社日」を両方載せるようにします。

③退職理由は「一身上の都合」とする

基本的に退職理由は「一身上の都合」と書き、細かく書きすぎないことがビジネスマナーです。転職が決まっている場合でも、転職先について触れないようにしましょう。ただし、結婚や出産などのお祝い事の場合は、理由を書いてもOKです。

④「引継ぎ」がある場合は明記する

あなたの業務が他部署と関係が深ければ、他部署への情報として「引継ぎ先（後任）」を明記しておきましょう。書き方は、「私が行っていた業務の引継ぎは、後任の〇〇へ行っております。」というように記載します。複数の業務がありそれぞれで後任が異なる場合は、「Aの業務は〇〇、Bの業務は△△に引き継ぎを行っております。」と案内しましょう。

⑤「退職後の連絡先」は記載してもOK

退職後の連絡先については「連絡を取る可能性がある場合」や「あなたが伝えておきたい場合」には記載してもよいですが、一斉送信で伝える必要のない人にまで無理に送る必要はありません。

特定の親しい同僚にだけ伝えたいといった場合には、個別にメールを送って伝えましょう。

退職メールの『例文』

退職メールの書き方のポイントを押さえた上で、以下に退職メールの「テンプレート例文」を紹介します。

以下に「①社内用の例文」「②上司用の例文」の２パターン用意しているので、こちらの文面を参考に、あなたの状況に合わせてアレンジしてください。

①『社内向け』の文例

件名：退職のご挨拶（○○部鈴木太郎）

お疲れ様です。○○部○○課の鈴木太郎です。

このたび、一身上の都合により〇月末で退職することとなり、〇月〇日が最終出社日の予定です。
本来であれば直接皆様にご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

これまでたくさんの方々にお世話になり、ありがとうございました。
入社して〇年間、業務で壁にぶつかる度に、皆様からたくさんのご指導・叱咤激励を頂きました。温かく見守って下さった皆様には本当に感謝しております。
今後もこの会社で学んだことや培った経験を活かしていきたいと思っております。

私が行っていた業務の引継ぎは、後任の〇〇へ行っております。
業務等のご連絡は、〇〇までお願いいたします。

また、退職後の連絡先は下記になります。
何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。
・Mail：（メールアドレス）
・Tel ：（電話番号）

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

②『上司向け』の文例

先ほどの一斉送信メールではなく、特にお世話になった上司には「個人宛て」に送りたい方もいるかと思います。

書き方は上司に送る場合でも同じですが、具体的なエピソードを付け加えることで、相手により感謝の気持ちが伝わる文章になります。
下の例文では、赤字部分が「具体的なエピソード」に当たるので、この部分に「あなたと上司との印象的な思い出話」を入れてください。

また、個人に送る場合には、しっかりと宛名を明記しましょう。（例：〇〇部　部長　田中様）

件名：退職のご挨拶（○○部鈴木太郎）

○○部　部長　田中様
お疲れ様です。○○部○○課の鈴木太郎です。

入社してからこの〇年間で、田中部長から本当に多くのことを学ばせて頂きました。
私が会議でうまく報告できなかった時には、お忙しいにも関わらず会議室に残り、未熟な私に何度もご指導して頂いたこと、本当に感謝しております。
未熟な私ではありますが、部長から頂いた数々のお言葉のおかげで少しずつ仕事に自信を持つことができるようになりました。
今後も田中部長から教えて頂いたことを糧にして、頑張っていきたいと思います。

また、退職後の連絡先は下記になります。
今後はこちらへご連絡いただけると幸いです。
・Mail：（メールアドレス）
・Tel ：（電話番号）

最後になりましたが、田中部長のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

退職メールの『送り方』

宛先は「BCCに送信相手」「TOに自分」を入れる

一斉送信する場合には、「BCCに送信先の全てのアドレス」を入れましょう。

この理由は、「退職メールを誰に送って、誰に送っていないのか」ということを伏せておくためです。
送信相手を全てTOに入れた場合、メールを受け取った人は送信先を見れてしまいます。誰に送っていないのか分かるので「なぜあの人に送らないのか、関係が良くなかったのかな」というようなことを勘繰られたり、噂が広まったりして、余計な波風が立つ可能性があります。

そのため、「TOには自分のアドレス」「BCCに送信相手全員のアドレス」を入れて、送信相手には誰に送ったか分からないようにしておきましょう。

退職メールの『返信』が来たらどうする？

退職メールを送ったら、返信が来ることがあります。返信をくれる方は、特にあなたと親交の深かった方が多いはずです。あなたがお世話になった方々からの激励のメッセージなので、返信数が多かったとしても、お礼の気持ちを込めて「返信の返信」を行いましょう。

返信を行う時に注意したいポイントは、「退職の理由」を質問された時です。
あなたの退職理由が会社への不満であったとしても、返信で「職場に対する不平不満」を書いてはいけません。もしそのような話が噂となって広まってしまえば、あなたの円満退社を阻むことにもなりかねません。職場に不満があって会社を辞める・転職する場合でも、「他にやりたいことを見つけたので」や「新しい業界にチャレンジしたい」など前向きな理由を伝えるようにしましょう。

『社外』宛てにも退職メールを送ろう

今回は「社内」宛ての退職メールの書き方でしたが、社内だけでなく取引先などの「社外」宛てにも退職メールを送りましょう。

社外宛ての退職メールは、社内向けの書き方とはやや異なるポイントもありますので、これから社外宛てにも退職メールを書く予定の方は、社外向けの書き方を「【社外向け】退職メールの書き方＆例文」で紹介しているので参考にしてみてください。

最後に：退職までにやり残したことがないかチェックしよう

以上が、「退職時の挨拶メールの書き方・例文」でした。

今回の退職メール以外にも、会社を辞める前には「引継ぎ」や「会社の備品返却」「必要書類の受け取り」などやらなければならないことがたくさんあります。もしやり忘れてしまったことがあれば、退職後に会社と連絡を取らなければならないこともあるので、退職日までにしっかりとやり忘れがないかチェックしておきましょう。退職までにやるべきことはこちらの記事「会社を辞める時の手順ガイド：退職のための準備と手続き」でまとめているので、退職を控えている方は一度確認してみてください。

2018年7月21日【決定版】会社を辞めるときの手順ガイド：退職のための準備と手続き

これから転職する人は『転職エージェント』を利用しよう！

「これから転職活動をする・まだ転職先が決まっていない」という方は、退職の準備をすると同時に「転職活動」に力を入れましょう。

退職前から転職活動を始める人はたくさんいますが、その多くの人が利用しているのが『転職エージェント』です。

『転職エージェント』では、求職者の転職活動をサポートしてくれるエージェント（担当者）が付いて、『あなたにおすすめの非公開求人の紹介』や『応募書類のチェック』、『面接の対策』などのサポートが受けられます。また、「初めての転職活動」では分からないことだらけで不安になりますが、エージェントにはいつでも相談や質問ができるので、安心して転職活動に取り組めます。

エージェントの使い方は「複数登録」して、しばらく利用した後に『併用する』か『絞る』かを選択するのがおすすめです。その理由は、単純に紹介してもらえる求人が増えるというだけでなく、「エージェントの質を比べられるようにしておく」ためです。エージェントは優秀な人もいればそうでない人もいますし、あなたとの相性が良い人もいれば悪い人もいます。ただ、ひとつしか登録していないと比較することができないので、自分の担当になったエージェント良いのか悪いのか判断できません。転職はエージェントによって結果が変わってくると言っても過言ではないので、ぜひ初めに２～３つのサービスを利用して、自分に合うエージェントと出会ってください。

そこで最後に、おすすめの転職エージェントを２つ紹介します。
各転職エージェントは無料で利用できて登録もすぐに終わるので、まずは転職者に人気の大手サービスを利用してみるのがおすすめです。

◆成功実績No.1の『リクルートエージェント』

転職エージェントで最大手のサービスが『リクルートエージェント』です。

リクルートエージェントの特徴は「求人数が圧倒的に多い」ことで、まずここに登録しておけば業界の大半を網羅した求人の中から自分に合う会社を紹介してもらうことができます。また、「非公開求人」もたくさんあり、他の転職サイトにはない求人を紹介してもらえるので、転職先の選択肢がぐんと広くなります。

リクルートエージェントは、「転職成功実績No.1」の最大手なので、転職を始める人がまず最初に利用しているサービスです。

⇒「リクルートエージェント」はこちら。

◆満足度No.1の『ＤＯＤＡ』

『ＤＯＤＡ』は、転職者満足度No.1の大手転職エージェントで、転職者の多くが「リクルートエージェント」と一緒に利用しているサービスです。

ＤＯＤＡも求人数がとても多く、「非公開求人」も多数所持していますが、一番の特徴は「転職者満足度No.1」と言う通り、「エージェントがとても親切なこと」で、『おすすめの求人紹介』や『応募書類の書き方』『面接対策』の対応がとても細やかで丁寧です。

ＤＯＤＡは利用者も多く、実績十分の大手転職サービスなので、「リクルートエージェント」と併せてまず初めに登録しておいて間違いのないサービスです。

⇒『ＤＯＤＡ』の登録はこちら。

以上が、おすすめの転職エージェント２社でした。

まずは、この２つの大手サービスに登録しておけば、あなたに合う求人を紹介してもらえる機会がぐんと増えます。もしどちらかが「自分に合わない」と思えば、そちらの利用を止めて一つに絞るのがよいでしょう。登録料はかからないので、気軽に登録してみてください。

これから転職する人は『転職エージェント』を利用しよう！

「これから転職活動をする・まだ転職先が決まっていない」という方は、退職の準備をすると同時に「転職活動」にも力を入れましょう。

退職前から転職活動を始める人はたくさんいますが、その多くの人が利用しているのが『転職エージェント』です。

『転職エージェント』では、転職活動をサポートしてくれるエージェント（担当者）が『あなたにおすすめの非公開求人の紹介』や『応募書類のチェック』、『面接の対策』などをサポートしてくれます。また、「初めての転職活動」では分からないことだらけで不安になりますが、エージェントにはいつでも相談や質問ができるので、安心して転職活動に取り組めます。

エージェントの使い方は「複数登録」して、しばらく利用した後に『併用する』か『絞る』かを選択するのがおすすめです。その理由は、単純に「紹介してもらえる求人が増えるから」というだけでなく、「エージェントの質を比べられるようにしておくため」です。エージェントは優秀な人もいればそうでない人もいますし、あなたとの相性が良い人もいれば悪い人もいます。ただ、ひとつしか登録していないと比較することができないので、自分の担当になったエージェントが良いのか悪いのか判断できません。転職はエージェントによって結果が変わってくると言っても過言ではないので、初めに２～３つのサービスを利用して、自分が一番やりやすいエージェントを選んでください。

そこで最後に、おすすめの転職エージェントを２つ紹介します。
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