後任者にやさしい引継書：退職時の引き継ぎマニュアル資料の作り方

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退職前にやっておくべき大切なことは『残された人に迷惑をかけないように、しっかりと引き継ぎを行うこと』です。

後任者に丁寧な引き継ぎができれば周囲は安心してあなたを送り出すことができるので、「しっかりと後任者に引き継ぎすること」が円満退職に繋がります。そのためにも、あなたが会社にいなくても「これを見れば大丈夫」というような引継書を用意しましょう。

今回の記事では、引継書として用意するべき『３つのマニュアル資料』と『書き方のポイント』を分かりやすくまとめました。これらを参考に、あなたが退職しても後任者が困らない引き継ぎ資料を作りましょう。

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引継書は「いつから」作る？

引き継ぎ書を作り始める時期は『あなたが退職を決心した日』からです。会社を辞めると決めたらすぐに作り始めましょう。

早めに引継書を作る理由は、抜け漏れがないように、引継書に書く内容を確認しながら日々の業務を行うのが理想だからです。退職直前に急いで作成し、頭の中だけでまとめていると、どうしても抜け漏れが出てきてしまいます。毎日の仕事をこなしながら、その都度引継書に書くべき内容を書きだして、万全な資料を作りましょう。

また、退職前は、自分の仕事をこなしながら、その合間に引き継ぎ書も作らなければならないためとても大変です。時間がなくなって中途半端な資料で終わらないためにも、早めに手がけることが大切です。

スムーズに引き継ぐのための『３つのマニュアル資料』

ここから、引き継ぎに必要な『３つの引き継ぎ資料』を紹介します。この３つのマニュアルを用意できれば、あなたがいなくなった後も、後任者は安心して仕事をすることができるでしょう。

①全体像が分かる『タイムライン資料』

まずは「いつ何をやるのか」という仕事の全体像が一目で分かる『タイムライン資料』を作成しましょう。

下の資料のように、作業期間が可視化された資料があると、後任者は簡単に仕事全体の流れを把握することができます。

作り方は、エクセルなど使って、下記の手順で行います。

タイムライン資料の作り方

自分の仕事を箇条書きで書きだして、業務の流れの順に並べ替える。
表にして、その上部に『1月～12月』などの期間を設けて、『矢印』を使って作業期間を可視化する。
『内容の補足』や『締切期間（〇月〇日まで）』など、必要な情報を適宜追加する。

②誰が読んでも分かる丁寧な『引継書』

次に、後任者がその資料を見ただけであなたと同じように仕事ができる『引継書』を作ります。引継書は、仕事内容によって書き方が変わってくるので、下記のポイントを参考に、あなたの業務内容に合ったマニュアルを作成してください。

▼業務の目的

この業務を行う『目的・意図』を明確に記します。

▼作業手順を『分かりやすく』記載する

初めてその仕事をする人の気持ちに立って、丁寧に分かりやすく書きます。必要であれば、フローチャートなどを活用するといいでしょう。
また、引継書は『誰が読んでも作業できる資料』にするのがポイントであるため、特定の人にしか分からない専門用語は極力使わないようにします。

▼作業期間

「いつ行う作業なのか」「締切の期日はいつか」ということは仕事に於いてとても大切なので、必ず明記します。

▼報告先・相談先

その業務が完了したことを伝える『報告先』や、困った時の『相談先』も記載します。例えば、『報告先は〇〇リーダー』『相談先は△△さん』といったように書いておきましょう。

▼仕事に関わる関係者

その業務に関わる関係者も明記しておきます。部署と名前、連絡先まで書いておくと丁寧です。

▼トラブルへの対処法

あなたのこれまでの経験から、『トラブルへの対処法』や『気を付けるべきポイント』も必ず盛り込みましょう。後任者があなたと同じ過ちを犯していては、周りから「きちんと引継ぎできてないのでは」と思われてしまいます。お世話になった会社やあなたの仕事を引き継いでくれる後任のためにも、この部分はしっかりと丁寧に書いておきましょう。

③データ・資料の場所が分かる『保管場所一覧表』

あなたが退職した後に後任者がよく困るのが『データや資料の保管場所が分からない』ということです。

「必要なデータを探していたら３０分経っていた…」なんてこともよくあります。このデータや資料を探す時間は無駄以外の何物でもありません。さらにどれだけ探しても資料が見つからなかった時には、イライラしてストレスが溜まってしまいます。

後任者がそのような事態にならないためにも、必要なデータや資料はすぐに探せるような工夫が必要です。そのためにも、データなどの保管場所が一目で分かる『保管場所一覧表』を作っておきましょう。

一覧表に記載する項目としては、『資料名』以外に『資料のジャンル』『形式（データか書類か）』『保管場所』を記載します。

また、データの場合は下のように、しっかりとフォルダ分けして、誰が見ても探しやすくしておくことも大切です。

退職の1～2週間前に後任者と一緒に仕事をする

あなたの後任者が決まっているなら、遅くとも『退職の１～２週間前』から一緒に仕事をして業務の引き継ぎを確認しましょう。

あなたが完璧に仕上げたと思っている引継書でも、初めてその業務をする人が見ると、分からない部分があるかもしれません。そのため、業務引継書を見ながら一緒に仕事をして、疑問点や不明な点を洗い出しておきましょう。きっと、あなたが気付けなかった、後任者に伝えておくべきポイントが見つかるはずです。

まとめ：誰が見ても分かりやすい引継書を作ろう

以上を参考に、お世話になった会社や自分の後任者のために、誰が見ても分かりやすい業務引継書を作っておきましょう。

また、丁寧な引継書を作ることは自分のためでもあります。
抜け漏れの多い引継書を作ってしまうと、退社後に後任者から「これはどういうことですか？」と連絡があることも少なくありません。転職したにも関わらず、前の会社から何度も連絡が来るのは避けたいですよね。そのような面倒事を避けるためにも、丁寧で分かりやすい引き継ぎ書を残しておくべきです。

今回の引継書以外にも、退職前には『返却すべきもの』や『受け取るべき資料』など、確認しておくことがたくさんあります。何か抜け漏れがあると、退職後に会社とやり取りする必要がでてきて面倒なことになりかねません。今一度、退職前の手順に抜け漏れがないかチェックして、退職前・退職後にトラブルに見舞われないようにしてください。

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